Como já visto em outro post, o ciclo de vida de um projeto possui etapas bem articuladas e estruturadas. Assim, para estarmos por dentro do ciclo de vida e embarcar em um novo projeto, devemos ter um planejamento sólido, conforme destacaremos abaixo.
INICIAÇÃO DO PROJETO
A fase de iniciação de um projeto é uma das etapas mais importantes para o sucesso do empreendimento. Durante essa fase, estabeleceremos os objetivos, a viabilidade e a justificativa do projeto, definindo a equipe que irá executá-lo.
Dentro dessa fase, é crucial identificar as necessidades e expectativas dos stakeholders (partes interessadas) envolvidos. Deve-se considerar tanto os fatores internos (organização responsável pelo projeto) quanto os fatores externos (ambiente de mercado, político e regulatório).
Além disso, durante essa fase, você realizará uma análise preliminar dos riscos envolvidos no projeto. É necessário também, o uma estimativa inicial de recursos, prazos e custos. Isso ajudará na tomada de decisão sobre a continuidade do projeto.
Um documento essencial nesse estágio é o Termo de Abertura do Projeto (TAP). Ele formaliza a aprovação e o início do empreendimento. O TAP deve conter as informações necessárias do projeto, assim como seus objetivos e resultados esperados. É necessário também a descrição das entregas e as principais restrições e premissas que irão nortear sua execução.
Outro aspecto importante nessa fase é a definição do escopo do projeto. Ou seja, identificar quais atividades e resultados fazem parte do escopo e quais estão excluídos. Dessa forma, estaremos seguros quanto a definição clara das responsabilidades e compromissos da equipe.
Em suma, é importante destacar que a fase de iniciação não é apenas de uma etapa linear. Ele pode demandar ajustes conforme novas informações vão surgindo. Por isso, deve-se envolver todas as partes interessadas e garantir que haja um consenso sobre as definições estabelecidas.
PLANEJAMENTO DO PROJETO
Das fases, a fase de planejamento de um projeto é essencial para o seu sucesso. Nesta etapa, se definem todos os aspectos do projeto, desde o escopo até o cronograma e o orçamento.
O objetivo do planejamento é garantir a análise, organização e estrutura de todas as etapas do projeto.
Durante essa fase, é crucial reunir todas as informações necessárias, como requisitos e expectativas dos stakeholders, restrições e recursos disponíveis. Com base nessas informações, é possível definir o escopo do projeto. Ou seja, quais atividades serão realizadas e quais serão excluídas.
Além disso, também são definidos os marcos do projeto. Eles são os pontos de verificação para avaliar o progresso e o desempenho. O cronograma é elaborado, estabelecendo as datas de início e término de cada atividade, bem como as dependências entre elas.
Outro aspecto importante é o orçamento do projeto. Ele envolve a estimativa de custos para as atividades planejadas, levando em consideração os recursos necessários.
Durante o planejamento, também é necessário identificar os riscos e elaborar um plano de gerenciamento de riscos. Isso serve para minimizar os impactos negativos e aproveitar oportunidades que possam surgir ao longo do projeto.
Por fim, todas as informações e decisões tomadas durante a fase de planejamento são documentadas no plano de projeto. Esse documento servirá como referência para a execução e controle do projeto.
EXECUÇÃO DO PROJETO
A fase de execução de um projeto é a etapa em que as atividades planejadas anteriormente começam a ser implementadas. É nesse momento que o trabalho real começa e o objetivo do projeto começa a se tornar uma realidade.
Durante a fase de execução, o gerente (líder) do projeto e sua equipe trabalham juntos para realizar as tarefas que foram definidas. Isso inclui atribuir recursos, fazer o acompanhamento do progresso, gerenciar riscos e tomar decisões importantes.
Uma das principais atividades da fase de execução é o gerenciamento das equipes envolvidas no projeto. O gerente (líder) deve garantir que todos os membros da equipe tenham um entendimento claro de suas responsabilidades e estejam trabalhando de forma eficiente.
OUTROS CONTROLES NA EXECUÇÃO
Além disso, a fase de execução também envolve o controle de custos e o gerenciamento dos recursos disponíveis. O gerente (líder) de projetos deve monitorar de perto o orçamento do projeto e garantir que os recursos necessários estejam disponíveis.
Outro aspecto importante da fase de execução é o gerenciamento de riscos. O gerente (líder) de projetos deve identificar e avaliar os riscos que possam surgir durante a execução do projeto e tomar medidas preventivas para mitigá-los. Isso pode envolver realizar testes de qualidade, implementar mudanças no plano ou fazer ajustes na alocação de recursos.
Durante a fase de execução, as comunicações são essenciais. O gerente (líder) de projetos deve manter todos os interessados informados sobre o andamento do projeto. Deve também, resolver problemas e tomar decisões oportunas. A comunicação eficaz ajuda a garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas com os objetivos do projeto e recebam as informações necessárias para realizar suas tarefas.
Ao final da fase de execução, é importante realizar uma avaliação para verificar se as metas e objetivos do projeto estão sendo alcançados. Isso pode envolver a revisão de marcos, a realização de testes finais ou a garantia de que todos os requisitos foram atendidos.
MONITORAMENTO DE CONTROLE DO PROJETO
A fase de monitoramento e controle de um projeto é uma etapa crucial que visa acompanhar e controlar todas as atividades e processos envolvidos no projeto. Serve para garantir que ele esteja dentro dos prazos, custos e qualidade esperados.
Durante essa fase, realiza-se monitoramento contínuo do progresso do projeto, por meio da coleta e análise de dados. A ideia é identificar desvios em relação ao planejado e tomar ações corretivas necessárias envolvendo o acompanhamento dos marcos e entregas do projeto. Assim, é possível realizar a verificação da realização das atividades conforme o cronograma, bem como a mensuração dos resultados alcançados.
Além disso, a fase de monitoramento e controle também é responsável por controlar o orçamento do projeto e inclui o acompanhamento dos custos reais em relação ao orçamento planejado. Essas informações são fundamentais para tomar decisões sobre realocação de recursos financeiros ou ajustes no escopo do projeto.
CONTROLE DO CONTROLE
O controle da qualidade também é uma parte importante dessa fase. É necessário monitorar se as entregas e resultados do projeto estão em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos. Isso inclui a realização de inspeções, revisões e testes para verificar se o trabalho realizado está de acordo com as especificações e expectativas definidas.
Além disso, na fase de monitoramento e controle, é fundamental o acompanhamento das partes interessadas do projeto mantendo constante comunicação com os principais interessados e alinhando expectativas, resolvendo problemas ou conflitos e obtendo feedback garantindo assim o apoio necessário para o avanço do projeto.
No geral, a fase de monitoramento e controle avalia e controla o progresso e o desempenho do projeto, bem como garante que ele seja concluído com sucesso dentro dos prazos, custos e qualidade planejados. É uma etapa dinâmica e contínua, que exige um monitoramento constante, tomada de decisões adequadas e ações corretivas para garantir o sucesso do projeto.
ENCERRAMENTO DO PROJETO
A fase de encerramento de um projeto é a etapa final do ciclo de vida desse projeto. Durante essa fase, a equipe conclui todas as atividades e tarefas. Essa fase é de extrema importância pois garante a finalização de todas as entregas do projeto com sucesso.
ETAPAS
- Avaliação final: Nesta etapa, a equipe do projeto realizará uma avaliação final para determinar os objetivos alcançados. Isso envolve revisar as metas estabelecidas e compará-las com os resultados obtidos. Identificar quaisquer lacunas de desempenho e documentá-las.
- Entrega final: Todos os produtos ou resultados finais do projeto devem ser entregues aos interessados. Isso pode incluir relatórios finais, documentação, manuais do usuário, ativos de comunicação, entre outros. É importante garantir que todos os produtos estejam completos e prontos para uso.
- Encerramento das atividades: Todas as atividades do projeto se encerrarão desmobilizando recursos, equipamentos ou ferramentas, assim como a liberação de membros da equipe para outros projetos ou tarefas.
- Revisão de lições aprendidas: Uma parte essencial do encerramento do projeto é a realização de uma revisão das lições aprendidas. Isso envolve a análise das boas práticas e dos erros cometidos durante o projeto. Deve-se compartilhar as lições aprendidas e documentá-las para aplica-las em projetos futuros.
- Arquivamento de documentos: Arquivar todos os documentos relacionados ao projeto, incluindo cronogramas, relatórios, atas de reuniões e outros registros. Isso é importante para facilitar o acesso a informações e dados históricos em caso de necessidade futura.
Esses são alguns dos principais pontos para se considerar durante a fase de encerramento de um projeto. A equipe do projeto deve seguir um processo estruturado, bem definido e garantir que o projeto se encerre de forma adequada e com sucesso.
