Gerenciamento do Escopo do Projeto (Parte II)

COLETAR OS REQUISITOS

Dando continuidade ao gerenciamento do escopo do projeto, a coleta de requisitos é uma etapa fundamental dentro desse processo. Consiste em identificar, compreender e documentar as necessidades e expectativas dos stakeholders em relação ao projeto.

A coleta de requisitos é realizada em uma série de atividades, como entrevistas, questionários, workshops e análise documental. O objetivo é obter uma visão clara do que o projeto deve entregar.

Durante esse processo, é importante identificar e envolver todas as partes relevantes. Geralmente, são identificados como patrocinadores do projeto, clientes, usuários finais, especialistas técnicos e outros stakeholders. Cada um desses grupos pode ter diferentes necessidades e expectativas em relação ao projeto.

VALIDAR É PRECISO

Além disso, é necessário validar os requisitos coletados, garantir que eles sejam factíveis, realistas e mensuráveis. Uma revisão cuidadosa dos requisitos com as partes interessadas ajuda a identificar inconsistências, assim como conflitos que podem ser corrigidos.

A documentação dos requisitos é outro aspecto crítico da coleta de requisitos. Devem ser registrados de forma clara e objetiva, utilizando uma linguagem compreensível para todos os envolvidos no projeto. Isso garantirá que todos tenham uma compreensão compartilhada dos requisitos e evitará mal-entendidos e equívocos.

Uma vez que os requisitos forem coletados e documentados, servirão como base para a definição do escopo do projeto. Assim, direcionarão todas as decisões e atividades relacionadas ao projeto.

Em resumo, a coleta de requisitos é uma etapa crucial no gerenciamento do escopo do projeto. Ela permite entender as necessidades e expectativas das partes interessadas. Desse modo, através dessa coleta é possível estabelecer uma base sólida para o planejamento e execução do projeto.

DEFINIR O ESCOPO DO PROJETO

Definir o escopo do projeto é um processo crucial na gestão de projetos. Visa estabelecer claramente os objetivos, entregas e limites do trabalho a ser realizado. É uma etapa que ajuda a garantir que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão compartilhada do que será realizado.

ATIVIDADES

1. Identificação das necessidades e requisitos: Nesta etapa, o gerente de projetos e a equipe trabalham em colaboração com os stakeholders. A colaboração visa identificar necessidades e requisitos do projeto. Isso pode ser feito por meio de entrevistas, pesquisas e análise de documentos relacionados ao projeto.
2. Definição de objetivos e metas: Com base nas necessidades e requisitos identificados, deve-se definir os objetivos e metas do projeto. Isso envolve estabelecer claramente o que o projeto espera alcançar, assim como quais serão as medidas de sucesso.
3. Identificação das entregas: Nesta etapa, as entregas (produtos ou serviços) que serão geradas pelo projeto são identificadas. Essas entregas podem incluir documentos, software, produtos físicos ou qualquer outro resultado tangível do projeto.
4. Estabelecimento do escopo do trabalho: O escopo do trabalho refere-se às atividades específicas que serão realizadas.
5. Definição das restrições e limitações: É importante identificar as restrições e limitações do projeto. Entre elas, o orçamento disponível, prazos, recursos limitados, regulamentações legais e outros fatores que possam impactar na execução do projeto.
6. Criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP): A EAP é uma representação hierárquica das entregas do projeto. Ajuda a dividir o escopo do projeto em partes menores e mais gerenciáveis facilitando o planejamento e o controle do trabalho.
7. Revisão e aprovação do escopo: Após a definição inicial do escopo do projeto, é importante revisá-lo e obter a aprovação de todas as partes interessadas envolvidas.
   

Em resumo, o processo de definir o escopo do projeto envolve identificar necessidades, estabelecer objetivos, identificar entregas, assim como definir o trabalho necessário e estabelecer restrições e limitações. É um processo fundamental para garantir o sucesso do projeto, pois estabelece uma base clara e compartilhada para a execução do trabalho.

CRIAR A EAP

A estrutura analítica do projeto (EAP), também conhecida como Work Breakdown Structure (WBS), é uma das etapas mais importantes na fase de planejamento de um projeto. Ela representa a decomposição hierárquica de todas as atividades, assim como as tarefas e entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis.

EAP

1. Identificação do objetivo e escopo do projeto: Antes de começar a criar a EAP, é importante definir claramente o objetivo do projeto e delimitar seu escopo. Divisão em pacotes de trabalho: A partir do objetivo e escopo do projeto, o próximo passo é dividir o trabalho em pacotes menores. Assim, esses pacotes são agrupamentos de atividades relacionadas, que representam uma parte significativa do projeto.
   
2. Abordagem bottom-up ou top-down: Existem duas abordagens principais para criar a EAP – bottom-up (de baixo para cima) ou top-down (de cima para baixo). Na abordagem bottom-up, começa-se identificando as atividades detalhadas e, em seguida, agrupando-as em pacotes de trabalho maiores. Já na abordagem top-down, começa-se com os entregáveis finais e, em seguida, divide-os em pacotes menores.
3. Decomposição das atividades: Nesta etapa, cada pacote de trabalho é decomposto em atividades menores e mais gerenciáveis. Desse modo, essas atividades devem ser definidas de forma clara e específica, para que possam ser facilmente atribuídas a membros da equipe.
4. Estabelecimento da hierarquia: A EAP segue uma hierarquia, com os pacotes de trabalho na parte superior e as atividades individuais na parte inferior. Assim, é importante estabelecer a estrutura hierárquica correta.
   
5. Revisão e refinamento: Após a criação inicial da EAP, é recomendado fazer uma revisão e refinamento para garantir que todos os elementos estejam corretos e bem representados. Isso envolve a consulta com a equipe do projeto e stakeholders para garantir que todas as atividades e entregas importantes sejam incluídas.
6. Atribuição de responsabilidades: Cada atividade deve ser atribuída a um membro da equipe responsável por sua execução. Isso é fundamental para garantir que todas as tarefas sejam executadas de forma adequada.
   

PRA FINALIZAR

Ao finalizar o processo de criar a EAP, teremos uma representação visual clara de todas as atividades e tarefas envolvidas no projeto, bem como uma estrutura organizada que facilitará o planejamento, execução e controle de cada componente do projeto.