VALIDAR O ESCOPO
Nesta nossa última parte sobre o gerenciamento do escopo do projeto, iniciamos com a importante tarefa de validar o escopo. É um processo que consiste em garantir que todas as atividades estejam alinhadas com as necessidades e expectativas do cliente.
Esse processo acontece geralmente após a definição do escopo do projeto. Inclui a identificação e documentação clara de todas as entregas, funcionalidades e requisitos a serem alcançados. A validação do escopo visa confirmar se tudo o que foi planejado está de acordo com as expectativas dos stakeholders.
VALIDAR O ESCOPO ENVOLVE:
- Revisão: Uma revisão detalhada do documento de escopo com as partes interessadas garante que todas as informações estejam corretas.
- Verificação de requisitos: Verificar se todos os requisitos do projeto estão documentados corretamente. Isso pode incluir a revisão de especificações técnicas, planos de trabalho, cronogramas e estimativas.
- Comunicação: Comunicar de maneira eficaz todas as informações relacionadas ao escopo do projeto para as partes interessadas. Além disso, pode incluir realizar reuniões, apresentações ou relatórios periódicos para garantir que todos estejam alinhados e informados.
- Validação do cliente: Validar o escopo com o cliente ou partes interessadas principais. Isso pode ser feito por meio de revisões formais das entregas, reuniões de aprovação ou outras formas de comunicação direta.
- Mudanças de escopo: É importante documentar e avaliar cuidadosamente essas mudanças. Além disso, documentar serve para evitar desvios e garantir que o projeto permaneça dentro dos limites definidos.
- Aceitação formal: Após a validação do escopo e a confirmação de que as entregas e requisitos estão corretos, é necessário solicitar a aceitação formal das partes interessadas para liberar o projeto para a próxima fase.
Em resumo, o processo de validação do escopo assegura que todas as partes envolvidas estejam alinhadas quanto às entregas e requisitos do projeto. Isso ajuda a evitar riscos e problemas futuros.
CONTROLAR O ESCOPO
O processo de controlar o escopo é uma etapa fundamental na gestão de projetos. Ele consiste no monitoramento e controle das atividades relacionadas ao escopo do projeto, garantindo que as entregas do projeto estejam de acordo com os requisitos estabelecidos e dentro dos limites definidos.
MONITORAR
Monitorar e avaliar as mudanças no escopo: é fundamental acompanhar e avaliar as mudanças que podem ocorrer no escopo do projeto. Isso inclui a identificação de novas demandas, alterações de requisitos, exclusões ou inclusões, entre outros. Deve-se avaliar as mudanças quanto à sua relevância, impacto e viabilidade, e devem ser documentadas e comunicadas aos envolvidos.
CONTROLE
Controle e gerenciamento de mudanças: quando ocorrerem mudanças no escopo, é necessário gerenciá-las de forma adequada. Isso inclui o registro e documentação das mudanças, análise de impacto, avaliação dos recursos necessários, negociação com os stakeholders e avaliação dos riscos. Todas as mudanças devem ser devidamente aprovadas pelo cliente ou patrocinador do projeto antes de serem implementadas.
Controle de prazos e atividades: durante o controle do escopo, é importante monitorar o andamento das atividades e prazos relacionados ao escopo do projeto. Isso envolve o acompanhamento das atividades planejadas, realizadas e concluídas, verificando se estão de acordo com o escopo definido. Caso haja atrasos ou desvios, é importante identificar as causas e tomar ações corretivas para garantir que o projeto siga conforme o planejado.
Controle de qualidade: o processo de controlar o escopo também envolve a verificação da qualidade das entregas do projeto. Isso inclui a realização de inspeções, testes e revisões das atividades e produtos do projeto com o objetivo de garantir que estejam de acordo com os requisitos estabelecidos. Caso identificadas as não conformidades, deve-se tomar medidas corretivas para garantir a qualidade das entregas.
COMUNICAÇÃO
Comunicação e reporte: durante o processo de controlar o escopo, é importante manter uma comunicação eficiente e transparente com os stakeholders envolvidos no projeto. Isso inclui a realização de reuniões de acompanhamento, atualização de relatórios de progresso e comunicação de mudanças relevantes. A comunicação adequada facilita o alinhamento entre as partes interessadas e permite uma tomada de decisão eficaz.
Em resumo, o processo de controlar o escopo é essencial para garantir a execução do projeto conforme planejado, garantindo a satisfação dos stakeholders e a entrega de resultados de qualidade. Ele envolve o monitoramento e controle de mudanças, prazos, atividades e qualidade, bem como a comunicação eficiente com os envolvidos.
