Ao gerir um projeto, ninguém quer estimar um tamanho grande ou pequeno demais. Pelo contrário, a intenção é que o projeto tenha a medida certa. Precisa ser grande para reunir todos os entregáveis do projeto e pequeno para ser uma meta atingível.
Para tanto, é preciso definir o escopo do projeto. Isso ajuda a cumprir com os entregáveis dentro do prazo e do orçamento, sem sobrecarregar a equipe. Para isso, precisamos saber como definir e gerir o escopo do projeto. Acompanhe comigo esse guia rápido para definir o escopo do projeto em 8 etapas.
O QUE É O ESCOPO DO PROJETO?
O escopo do projeto é uma forma de estabelecer limites para o projeto e determinar com exatidão as metas. Ao esclarecer esse aspecto, você pode assegurar o atingimento das metas sem atrasos ou excesso de trabalho.
Desse modo, a definição do escopo do projeto não é trabalho para uma pessoa só. Deve-se estar em sintonia com as partes interessadas do projeto e zelar para que todos estejam de acordo. Dependendo da complexidade do seu projeto, talvez também valha a pena definir um processo de controle de mudanças (mais adiante, direi como fazer isso).
O QUE É UMA DECLARAÇÃO DE ESCOPO?
Uma declaração de escopo do projeto é simplesmente um documento escrito com esse intuito. Dependendo da complexidade do projeto, a declaração do escopo pode ser uma seção do planejamento do projeto ou um documento autônomo. Além disso, se estiver trabalhando com uma equipe externa, você pode transformar a sua declaração de escopo do projeto em uma declaração de trabalho para consolidar o acordo entre você e o seu fornecedor.
O QUE É UM DESVIO DE ESCOPO?
Desvio de escopo é o que acontece quando os entregáveis excedem o escopo do projeto. Por exemplo, imagine que você está trabalhando no lançamento de um produto, mas ainda não elaborou uma declaração de escopo do projeto. Durante o processo, um participante acrescenta um comunicado de imprensa aos entregáveis do projeto. Alguns dias depois, outro participante acrescenta uma publicação de site ou post de Instagram sobre o novo produto. Este trabalho adicional que a sua equipe de projeto não esperava ou para o qual não estava preparada poderia causar estresse desnecessário ou mesmo atrasos nos entregáveis originais do projeto.
Quando um desvio de escopo afeta um projeto, acaba-se por trabalhar em tarefas não previstas no começo. Isso pode levar a atrasos, excesso de trabalho ou entregáveis de baixa qualidade.
A melhor forma de prevenir o desvio de escopo é criar uma declaração de escopo de projeto e compartilhá-la com os participantes relevantes o mais cedo possível. Dessa maneira, todos ficam a par do que está dentro e fora do âmbito do seu projeto.
OS BENEFÍCIOS DE DEFINIR O ESCOPO NO INÍCIO
A definição do escopo do projeto é um elemento essencial do seu planejamento. Sem uma declaração de escopo clara, o projeto pode se desvirtuar e ficar além da capacidade da sua equipe de concluí-lo, causando atrasos e esgotamento. O escopo do projeto ajuda a visualizar todo o ciclo de vida do seu projeto e além disso, garante que os seus objetivos sejam atingíveis. Especificamente, a definição do escopo de um projeto permite fazer o seguinte:
- Assegurar que todos os participantes entendam com clareza os limites do projeto.
- Gerir as expectativas dos participantes e conseguir a sua adesão.
- Reduzir os riscos do projeto.
- Orçar e gerir recursos de modo apropriado.
- Adequar o projeto aos seus principais objetivos.
- Prevenir desvios de escopo.
- Estabelecer um processo de solicitação de alterações (para projetos complexos).
8 ETAPAS PARA DEFINIR O SEU ESCOPO
1. Comece pelos objetivos do projeto
Antes de poder definir o escopo, é preciso estruturar os objetivos do projeto, ou seja, os ativos que se planeja entregar até o término do projeto. No fim das contas, o escopo ajudará a alcançá-los, mas primeiro deve-se saber aonde se quer chegar.
2. Elabore um planejamento de recursos, caso ainda não tenha um
Além dos objetivos do projeto, também é necessário ter uma noção dos recursos à sua disposição. Na gestão de projetos, um recurso pode ser qualquer elemento, como o orçamento do projeto ou a disponibilidade da equipe. Um plano de gestão de recursos descreve o que está disponível para o seu projeto e como usá-lo.
Planeje definir o plano de gestão dos recursos antes de criar o escopo do seu projeto. Dessa forma, você saberá exatamente quais recursos estão disponíveis quando estiver esboçando a declaração de escopo do projeto, e poderá ajustar o escopo em função dessa disponibilidade.
3. Levante outros requisitos de projeto
Há outros elementos importantes no início do planejamento de projeto, mas, por ora, você deve se concentrar naquilo que pode afetar o escopo do projeto. Lembre-se de que ele é a maneira que você tem de documentar os limites, bem como os principais objetivos, orçamento, recursos e entregáveis do projeto. Se houver algo mais que possa impactar esses aspectos, por exemplo o cronograma do projeto, reúna todos os elementos nesta etapa.
4. Faça um esboço da declaração de escopo do projeto
Este é o momento de juntar todos os elementos da pesquisa que você compilou num mesmo lugar: a declaração de escopo do projeto. Ela deve explicar o que você fará e o que não fará, e esclarecer o porquê.
Dependendo da complexidade do seu projeto, essa declaração pode ser uma lista enumerada, ou um parágrafo mais longo, ou, ainda, uma declaração de trabalho completa. Qualquer que seja a extensão, a declaração de escopo do projeto deve descrever os objetivos do seu projeto e indicar o que ele abrangerá ou não.
Se precisar de ajuda para definir o escopo, comece respondendo a estas perguntas:
- Por que estamos trabalhando neste projeto?
- Quais são os nossos objetivos e entregáveis?
- Quais são as nossas limitações?
- Qual é o orçamento e quantas pessoas e recursos estão disponíveis?
- Quais membros da equipe trabalharão neste projeto?
- Qual é o prazo para os nossos entregáveis?
- Qual é o cronograma a cumprir?
- O que está fora do escopo?
Exemplo de uma declaração de escopo do projeto
Digamos que você esteja criando um curso de capacitação para seu projeto. O escopo pode ser mais ou menos assim:
Objetivos do projeto: capacitar e transferir conhecimento específico a fim de melhorar a expectativa de emprego de determinado grupo.
Recursos:
- Equipe de instrutores (três pessoas), 30 horas de capacitação durante 6 semanas.
- Coordenador local (uma pessoa), 10 horas de trabalho durante 6 semanas.
- Equipe de organização (três pessoas), cinco horas de trabalho durante 6 semanas
- US$ 7.000 para custo dos instrutores.
Entregáveis:
- Instrução para os envolvidos no projeto até final de abril de 2024.
- Treinamento e capacitação para todos os participantes até o final de maio de 2024.
- Capacitação concluída até junho de 2024.
Roteiro de projeto e cronograma:
- 26 de janeiro: começar a definir o escopo do curso.
- 10 de fevereiro: revisão de instrutores.
- De 17 de março a 3 de abril: transferência à equipe de apoio
- 31 de maio: treinamento dos redatores.
- 4 de junho: entrega do projeto de capacitação.
Fora do escopo:
- Novo sistema de capacitação com outras faixas etárias.
- Redes Sociais.
5. Obtenha a adesão e aprovação dos participantes fundamentais
Antes de aprovar a declaração de escopo do projeto, assegure-se de contar com a adesão dos participantes. Esta é a sua oportunidade de reordenar as coisas, repensar os objetivos do seu projeto e decidir o que faz parte dele ou não. Assim que o projeto estiver em andamento, ficará mais difícil modificar algum elemento da sua declaração de escopo, portanto informe claramente o escopo aos participantes.
6. Estabeleça um processo de controle de mudanças, se necessário
Caso haja muitos participantes ou caso você esteja gerindo uma iniciativa complexa, talvez valha a pena estabelecer um processo de controle de mudanças. Em projetos grandes ou complexos, é inevitável que algumas coisas mudem. Quem sabe o seu cronograma tenha sido otimista demais ou, talvez, os comentários de novas partes interessadas tenham causado a modificação de vários entregáveis importantes. Ninguém deseja ter um projeto impossível de modificar, mas tampouco queremos que alguém possa fazer alterações a torto e a direito, já que isso pode levar a um desvio de escopo.
Um sistema de controle de mudanças consiste num conjunto de etapas bem definido que os participantes devem cumprir antes de aprovar uma mudança. Para criar esse sistema, estabeleça uma forma pela qual a equipe do projeto e os participantes devem enviar solicitações de alteração, como, por exemplo, usando um formulário central de entrada. Em seguida, um conjunto de participantes importantes pré-selecionados deve revisar as mudanças e verificar se a solicitação de alteração é relevante o bastante para ser incluída. Caso aprovada, verifique se você pode repensar a prioridade de alguns dos trabalhos já planejados, a fim de evitar que essa alteração acabe por desviar o escopo original.
7. Compartilhe a sua declaração de escopo do projeto com a equipe
Depois que os participantes verificarem e aprovarem o escopo do projeto, compartilhe-o com a sua equipe de projeto. Certifique-se de que ela conta com uma solução completa para acessar todo o seu trabalho, como uma ferramenta de gestão do trabalho.
8. Revisite a declaração de escopo do projeto durante o andamento
Consultar o documento de escopo do projeto com frequência ajuda a permanecer na direção certa e colabora para evitar o risco de um desvio de projeto. Caso alguém inclua no projeto novos elementos que não tenham passado pelo processo de controle de mudanças, indique a declaração de escopo do projeto para a pessoa e incentive-a a enviar as ideias na forma de uma solicitação formal de alterações.
DEFINA LIMITES SAUDÁVEIS
Uma declaração de escopo do projeto é uma ótima ferramenta para assegurar que o projeto esteja em dia e garantir que possa ter êxito. É também uma excelente maneira de dar apoio à equipe do projeto e prevenir o esgotamento. No entanto, um escopo de projeto só é útil se for de fato comunicado, por isso, apresente o documento de escopo do projeto no início das atividades, e estimule a sua consulta ao longo do processo.
